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COMO ORGANIZAR OS DOCUMENTOS DE UMA EMPRESA

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Todo empresário deve levar a sério a organização e zelo dos documentos e arquivos de sua empresa, pois é um processo essencial para sua atividade operacional  e que deve levar em consideração alguns fatores importantes.

A maioria dos processos vem ocorrendo de forma computadorizada, como exemplo, emissão e recebimento de notas fiscais, boletos, documentos bancários, certidões, entre outros. Graças a evolução da receita federal, tem ocorrido uma facilitação e uma consequente diminuição física dos documentos, mas mesmo assim é preciso saber como organizar documentos contábeis.

Para arquivos eletrônicos, além de backups, que são cópias de segurança em pen drives ou hard drives (HDs), o empresário pode optar por arquivar os documentos em nuvem, ou seja, em servidores que não existem fisicamente, mas que podem arquivar diversos documentos ao mesmo tempo.

Já os documentos físicos, como por exemplo, os documentos relativos à constituição da empresa, como o Contrato Social e as alterações contratuais, o cartão do CNPJ, bem como cadastros junto a órgãos governamentais devem ser guardados na contabilidade, e devem estar acessíveis para eventuais fiscalizações, auditorias ou dúvidas. Posteriormente, estes documentos deverão ser organizados em envelopes e, dependendo do seu tipo, podem ser utilizados até para comprovações de imposto de renda.

É necessário compreender a organização e guarda dos documentos bem como o entendimento dos prazos que estes documentos devem ser guardados para que o empresário tenha as informações sempre que necessário, evitando desperdício de tempo em busca de documentos, bem como problemas de não pagamento ou ainda de pagamentos em duplicidade.

Investir em uma boa organização e saber como organizar documentos contábeis significa investir em sua empresa e evitar multas pesadas pela simples ausência física de um documento no momento da fiscalização.

Sendo assim, a Inovatti Contabilidade possui diversas ferramentas para ajudar você e sua empresa a crescerem com saúde.

Postado por Cindy Sales